當 BM 接手新診所客戶的帳務時，我們會在開始前先對現有記錄進行審閱。這個審閱過程中，反覆出現的都是同類錯誤。不是因為診所東主粗心大意，而是因為診所的財務管理有其特殊的複雜性，一般會計框架並不能有效處理。以下是我們最常發現的五大問題，以及每一個問題為何比表面看起來更嚴重。
1. 帳目只在稅務申報前做一次，全年沒有月度視野
最常見的情況：帳目全年只做一次，主要是為了滿足審計及稅務申報要求，在此期間沒有任何有意義的月度財務數據。後果不僅僅是年底重構的高額費用，更在於診所在整整 12 個月裡（增聘員工、審查供應商成本、決定是否續租）都在沒有可靠財務數據的情況下做決策。月結帳目在第 2 或第 3 個月就能識別的問題，在年度損益表出爐時才被發現，往往為時已晚，難以有效糾正。
2. 藥品及耗材費用埋入一個「支出」項目中
藥品及耗材費用是診所最大的變動支出類別之一，它隨診次量波動，但不成正比。當這些費用與其他所有變動支出合併在一個項目時，根本無法監控支出是否與收入相稱、供應商成本是否悄悄上漲，或是否存在藥品浪費。藥品成本對收入比率在六個月內從 18% 升至 24%，是一個重大的利潤問題，但如果數據沒有分開追蹤，這個變化完全不可見。修正方法很簡單：從一開始就設置正確分類藥品費用的科目表。
3. 設備折舊計算錯誤
診所設備，包括牙科椅、醫學影像設備、消毒器及專科診斷儀器，代表重大的資本支出。根據 HKFRS（及在《稅務條例》下用於稅務目的），資本項目必須在其使用壽命期間折舊，而非在購買當期一次性費用化。最常見的錯誤：將資本採購在購買年度全部計入收益支出（當年高估支出、低估利潤；其後年度低估支出、高估利潤）；完全不計提折舊；以及不同設備採用前後不一致的折舊率。三種錯誤在審計時均會引發問題。《稅務條例》下資本免稅額的稅務處理，也與會計折舊計劃不同，這一細節在稅務計算中往往形成需要調節的差異項目。
4. 董事貸款帳戶未妥善記錄
在業主自營的診所中，診所東主從公司帳戶提取款項用於個人支出，或向公司借款以應付營運需要，是很常見的情況。這些交易必須正確記錄為董事貸款，而非支出或收入。若記錄不正確，帳目會顯示並非業務支出的費用，或實際上是還款的收入。這會導致損益表失真、資產負債表無法平衡，並在審計時產生問題。如果董事貸款沒有適當文件記錄，或公司對向董事發放的貸款收取的利息過低，亦可能有稅務影響。
5. 薪酬記錄與 IR56 申報不一致
會計系統中的薪酬記錄和提交給稅務局的 IR56 表格，應對每位員工呈現完全一致的內容。如果存在差異，例如總金額不同、員工遺漏或涵蓋期間有誤，審計時會產生調節問題，而一旦稅務局查詢，回應難度會大幅增加。最常見的差異來源：薪酬以非正式方式處理（手動銀行轉賬、沒有系統性記錄），年底 IR56B 依靠記憶或不完整記錄填報。第二常見：員工類型與所用申報框架不匹配——臨時或兼職員工須同時出現在薪酬記錄及正確的 IR56 僱員表格（IR56B/E/F/G）中；自僱代診醫生則須另行保存診次費及佣金記錄並透過 IR56M 申報，而不應納入僱員薪酬流程。
以上五大錯誤有一個共同根源：財務管理框架是為一般小型企業設計的，而非針對私家診所。診所有其特定的成本結構、特定的員工類型和特定的合規義務，標準會計框架無法自動處理這些需求。BM 會計提供專為香港私家診所設計的帳務及薪酬服務，採用正確的科目表、適當的 IR56 追蹤，以及在核數師到達前就能識別這些錯誤的專業知識。請聯絡 BM，討論如何從一開始就正確設置您的帳務。