当 BM 接手新诊所客户的账务时，我们会在开始前先对现有记录进行审阅。这个审阅过程中，反复出现的都是同类错误。不是因为诊所东主粗心大意，而是因为诊所的财务管理有其特殊的复杂性，一般会计框架并不能有效处理。以下是我们最常发现的五大问题，以及每一个问题为何比表面看起来更严重。
1. 账目只在税务申报前做一次，全年没有月度视野
最常见的情况：账目全年只做一次，主要是为了满足审计及税务申报要求，在此期间没有任何有意义的月度财务数据。后果不仅仅是年底重构的高额费用，更在于诊所在整整 12 个月里（增聘员工、审查供应商成本、决定是否续租）都在没有可靠财务数据的情况下做决策。月结账目在第 2 或第 3 个月就能识别的问题，在年度损益表出炉时才被发现，往往为时已晚，难以有效纠正。
2. 药品及耗材费用埋入一个「支出」项目中
药品及耗材费用是诊所最大的变动支出类别之一，它随诊次量波动，但不成正比。当这些费用与其他所有变动支出合并在一个项目时，根本无法监控支出是否与收入相称、供应商成本是否悄悄上涨，或是否存在药品浪费。药品成本对收入比率在六个月内从 18% 升至 24%，是一个重大的利润问题，但如果数据没有分开追踪，这个变化完全不可见。修正方法很简单：从一开始就设置正确分类药品费用的科目表。
3. 设备折旧计算错误
诊所设备，包括牙科椅、医学影像设备、消毒器及专科诊断仪器，代表重大的资本支出。根据 HKFRS（及在《税务条例》下用于税务目的），资本项目必须在其使用寿命期间折旧，而非在购买当期一次性费用化。最常见的错误：将资本采购在购买年度全部计入收益支出（当年高估支出、低估利润；其后年度低估支出、高估利润）；完全不计提折旧；以及不同设备采用前后不一致的折旧率。三种错误在审计时均会引发问题。《税务条例》下资本免税额的税务处理，也与会计折旧计划不同，这一细节在税务计算中往往形成需要调节的差异项目。
4. 董事贷款账户未妥善记录
在业主自营的诊所中，诊所东主从公司账户提取款项用于个人支出，或向公司借款以应付营运需要，是很常见的情况。这些交易必须正确记录为董事贷款，而非支出或收入。若记录不正确，账目会显示并非业务支出的费用，或实际上是还款的收入。这会导致损益表失真、资产负债表无法平衡，并在审计时产生问题。如果董事贷款没有适当文件记录，或公司对向董事发放的贷款收取的利息过低，亦可能有税务影响。
5. 薪酬记录与 IR56 申报不一致
会计系统中的薪酬记录和提交给税务局的 IR56 表格，应对每位员工呈现完全一致的内容。如果存在差异，例如总金额不同、员工遗漏或涵盖期间有误，审计时会产生调节问题，而一旦税务局查询，回应难度会大幅增加。最常见的差异来源：薪酬以非正式方式处理（手动银行转账、没有系统性记录），年底 IR56B 依靠记忆或不完整记录填报。第二常见：员工类型与所用申报框架不匹配——临时或兼职员工须同时出现在薪酬记录及正确的 IR56 雇员表格（IR56B/E/F/G）中；自雇代诊医生则须另行保存诊次费及佣金记录并透过 IR56M 申报，而不应纳入雇员薪酬流程。
以上五大错误有一个共同根源：财务管理框架是为一般小型企业设计的，而非针对私家诊所。诊所有其特定的成本结构、特定的员工类型和特定的合规义务，标准会计框架无法自动处理这些需求。BM 会计提供专为香港私家诊所设计的账务及薪酬服务，采用正确的科目表、适当的 IR56 追踪，以及在核数师到达前就能识别这些错误的专业知识。请联系 BM，讨论如何从一开始就正确设置您的账务。